Temaartiklar / fördjupning Bo i bostadsrätt Bostadsrättsföreningar i Sverige Lagar, länkar, ekonomifakta Branschguide med utvalda företag/leverantörer Vår Brf - styrelsens egna sidor Nyhetsbrev  
 Styrelseguiden
 Experter svarar på dina frågor
 Styrelsens roller och ansvar
  - Att välja styrelse
  - Styrelsearvode
  - Styrelsearvode i 200 Brf:er
  - Beräkna styrelsearvode
 Styrelseskolan
 Litteratur - föreningen bibliotek
 Tjänster och produkter


Konsten att hålla ett möte

God mötesteknik är viktigt för ett effektivt styrelsearbete och det kan sammanfattas i tre ord: Förberedelse - Struktur - Uppföljning

Förberedelse

Ordförande ansvarar för att berörda kallas till styrelsemötet.

Dagordning, datum, tid och plats skall tydligt framgå samt vilka ärende som skall behandlas. Datum och tid bör vara avstämt på föregående styrelsemöte så att alla haft möjlighet att planera in mötet.

Ett råd är att bestämma en fast dag för styrelsemötena, t. ex. första tisdagen i varje månad.

Det är också lämpligt att sätta ut en sluttid för mötet, och denna bör respekteras. Ett möte som är annonserat till 19.00 - 21.00 bör inte dra ut till 22-tiden. Anpassa istället ärendena och förberedelserna så att mötestiden kan hållas. Har alla fått ut material inför mötet finns det förutsättning för att snabbare gå till diskussion/beslut.

Har ni lagt ut den ekonomiska förvaltningen bör ni få eller beställa en rapport inför styrelsemötet som i förväg kan granskas. På mötet kan denna rapport godkännas eller ifrågasättas direkt vilket spar mycket tid. Har föreningen en vicevärd bör det finnas en vicevärdsrapport inför styrelsemötet.

Skall det tas beslut i något ärende bör beslutsunderlag skickas ut tillsammans med kallelsen. Ofta handlar det om ett ärende från föregående möte som skall utredas och undersökas. Den som har fått ansvar för ärendet ser till att alla får material innan nästa möte.

Lämpligen kanaliseras sådan information via ordföranden så att denna skickar ut allt material tillsammans med kallelsen.

Struktur

Ordföranden leder mötet och sekreteraren för protokoll. Båda rollerna är viktiga och kräver erfarenhet för ett bra resultat. Saknas erfarenhet bör man gå en kurs där man lär sig grunderna och praktiskt genomför ett möte.

Följ dagordningen. Ha en fast dagordning för de ämnen som måste avverkas, t. ex.
  • val av justeringsmän
  • uppföljning av föregående protokoll
  • vicevärdsrapport
  • ekonomisk rapport
  • inkomna skrivelser
  • godkännande av nya medlemmar
Dessa punkter bör avhandlas inom en halvtimme. Från dessa punkter kan det naturligtvis komma upp frågor som måste utredas vidare. Dessa frågor bör brytas ut och läggas under punkten "Nya ärenden". Likaså kan det vara lämpligt att ha en punkt som heter "Pågående ärenden". Vid varje ärende måste det framgå vem som har ansvar och när ärendet beräknas vara avslutat. Har man denna struktur får man förvisso långa protokoll men man säkerställer att ärenden inte faller mellan stolarna.

Uppföljning

Detta är kanske den viktigaste punkten. Den som fått en sak tilldelad sig att lösa måste hålla detta. Därför är det viktigt att det tydligt framgår:
  • vad som skall göras
  • när det skall vara gjort
  • på vilket sätt det skall avrapporteras
Här har ordförande möjlighet att delegera och styra upp styrelsearbetet. Delegerade uppgifter återrapporteras minst en vecka innan nästa styrelsemöte så att ordföranden kan skicka ut resultatet tillsammans med kallelsen.

Som avslutning på mötet är det viktigt att bestämma tid och plats för nästa styrelsemöte. Nu har ni fått några tips hur ni kan bedriva styrelsemötet.

Lycka till.

© 2006 - 2024 Hittabrf.se och Bo bättre
Sveriges största faktaplats om bostadsrätt och bostadsrättsföreningar
Prenumerera | Kontakta oss | Om oss | Annonsera