Senaste nummer av Bo bättre Senaste nummer av Bo bättre
Hem
Sök bland Sveriges 27 800 bostadsrättsföreningar
 
Malmö | Göteborg | Stockholm
 Temaartiklar / fördjupning  Bo i bostadsrätt Bostadsrättsföreningar i Sverige Lagar, länkar, ekonomifakta  Branschguide med utvalda företag/leverantörer Vår Brf - styrelsens egna sidor Nyhetsbrev  
 Styrelseguiden
 Experter svarar på dina frågor
 Styrelsens roller och ansvar
  - Att välja styrelse
  - Styrelsearvode
  - Styrelsearvode i 200 Brf:er
  - Beräkna styrelsearvode
 Litteratur - föreningen bibliotek
 Tjänster och produkter


En styrelses olika roller

Bostadsrättsjuridik - Göran Olsson, jurist, tidigare vd för bostadsrättsorganisationen SBC

En styrelses olika roller Samhället ser på uppdraget att sitta i en styrelse med yttersta allvar. Det visar man inte minst genom lagstiftningen. Krav ställs på att styrelsen sköter föreningen på ett bra sätt. Vi börjar närma oss stämmotider och med det kommer det in nya ledamöter i styrelsen.

Som boendeform är bostadsrätten lite säregen då den faktiskt kräver att det finns några personer som kan tänka sig att lägga ner arbete för föreningen. Detta är ett slags "overhead" som är nödvändigt eftersom man äger någonting ihop. Föreningen liknar på sätt och vis ett företag där medlemmarna är ägare. En villaägare har för det mesta inte detta extraarbete om fastigheten inte är med i en samfällighet. Då krävs en del av det engagemang som krävs i bostadsrätten.

Säreget men i sig bra är också att styrelsen fastställer årsavgifternas storlek. Denna uppgift måste skötas med kunskap och eftertanke och med vetskap om att föreningen inte är ett självändamål utan en nödvändigthet för att administrera och hålla ihop en gemensam värdefull egendom. Just att styrelsen fastställer avgifterna finns det många synpunkter på. Den nuvarande medlemsgenerationen vill kanske inte spara för framtiden om risken finns att kommande medlemmar bara använder det sparade kapitalet till att minska avgifterna.

Det är inga små krav styrelsen har på sig att balansera avgiften på rätt sätt. Det finns rader med känsliga frågor som ställs på sin spets just därför att man är grannar och möter varandra i andra situationer än rent affärsmässiga. För en styrelse underlättas uppgifterna av en bra inbördes arbetsfördelning. Det finns visserligen lagregler som styr, men dessa regler skapar legala ramar för arbetet men reglerar inte detaljer, till exempel hur arbetet ska organiseras.

En åtgärd man måste vidta när en ny styrelse är vald är att bestämma vem som ska vara ordförande. Hur arbetsfördelningen i övrigt ska se ut är också lämpligt att bestämma. Bostadsrättslandskapet ser självklart mycket olika ut beroende på föreningens storlek och vilka traditioner som finns. I en liten förening är behovet att dela ut olika roller sannolikt mindre. Man håller nere antalet ledamöter i styrelsen. Här är arbetet av en annan karaktär än i en mycket stor förening som kanske har anställda med alla de krav detta innebär. Förutom ordförande är det vanligt men absolut inte obligatoriskt att utse sekreterare, kassör och tekniskt ansvarig. Kom ihåg att det är styrelsen som utser alla funktioner.

En ordförande har ingen särställning som innebär extra makt att besluta själv i vissa frågor. Ordföranden är alltså inte en verkställande direktör som kan gå runt och bestämma, utan får finna sig i att styrelsen arbetar kollektivt. Någon har uttryckt det så att ordföranden är "den främste bland likar". Tittar man till att börja med på vad lagstiftaren tänkt sig så består ordförandens uppgifter i att kalla till och leda styrelsemöten, använda sin utslagsröst om det behövs samt att öppna stämman. Det finns en obehagligare sida av ordförandeskapet och det är att ordföranden är den som i första hand får personifiera det straffrättsliga ansvaret. Detta innebär att om det hänt en olycka och åklagaren får ögonen på föreningen så är sannolikheten stor att ordföranden är den som blir åtalad. Man måste skilja detta ansvar från allmänt ekonomiskt ansvar på grund av en olycka.

Där är det föreningen som juridisk person som blir ansvarig. Ordförandens uppgifter kan alltså förefalla ganska blygsamma i förhållande till hur medlemmar och allmänhet uppfattar rollen. Detta kan bero på att ordföranden klär rollen med det innehåll och den pondus som omgivningen förväntar sig. Ordföranden ska leda sammanträden och vara en samlande person i största allmänhet. En bra ordförande tar sin roll på allvar men gör inte allt arbete själv utan ser till att det mesta delegeras till styrelsekollegorna. Observera att det är styrelsen som fördelar arbetsuppgifterna, inte ordföranden. En bra arbetsfördelning gör livet lättare för alla. Jag är fullt medveten om att teori och verklighet ofta inte går hand i hand och att en ordförande blir den som tar på sig alla uppgifter med resultat att jobbet blir allt mer betungande. En tendens vi ser hos många styrelser är att de nästan blir för mycket engagerade i föreningen. Man måste ha distans till uppdraget och inse att för de flesta är föreningen nödvändig för boendet och att uppdraget enbart handlar om att förvalta det gemensamma kapitalet på bra sätt.

Vilka krav bör man i den ideala situationen ställa på ordföranden? Det viktigaste är nog att han/hon har förmåga att hålla ihop styrelsen och att leda mötena. Ordföranden ska se till att alla har möjlighet att komma till tals, även de som normalt inte säger så mycket. Men ordföranden måste också kunna sätta punkt för diskussionen och slå fast att styrelsen är mogen för beslut. Oenighet uppkommer lätt och då ska en bra ordförande försöka se till att man antingen enas och att man ändå kommer fram till ett beslut. Omröstning kan ibland bli nödvändigt och är inget man till varje pris ska undvika. Ett ansvar ordföranden också har är att se till att ledamöterna får ordentliga underlag till alla de frågor som ska behandlas. om ordförandens uppgifter kan tyckas diffusa och mindre konkreta gäller motsatsen en sekreterares. I mina ögon är en bra sekreterare en disciplinerad person med gott ordningssinne.

Sekreteraren ska vara lite av ordningsman med båda fötterna på marken. I den ideala situationen ska sekreteraren hålla ordning på alla föreningens dokument och protokoll, och framförallt ska sekreteraren skriva alla protokoll – inte i sista minuten före nästa sammanträde utan omedelbart då minnet är som klarast. Det är också lämpligt att sekreteraren i samråd med ordföranden skickar ut kallelse med handlingar till sammanträden. Skötsel av lägenhetsförteckningen är nog också en uppgift för en duktig sekreterare. Men man ska undvika att lasta på sekreteraren allt möjligt och låta uppdraget bli något slags samlingsplats för allsköns ärenden och uppgifter man inte vet var man göra av. Då kommer man garanterat att skapa oordning.

Vad finns det mer för roller att fördela? Kassör, kanske. Idag sköter få föreningar sin ekonomi själva utan lämnar ut den på entreprenad, så en kassörs roll blir att vara kontaktperson med förvaltaren, granska och sammanställa ekonomiska rapporter samt att bevaka likviditet, avgifts- och hyresinbetalningar och lämna rapporter till styrelsesammanträdena. En tekniskt ansvarig kanske också utses beroende på hur man sköter förvaltningen. Hur man arbetar som tekniskt ansvarig beror på hur förvaltningen är utlagd. En bra tekniskt ansvarig ser till att hålla sig med en bra bank av olika yrkeskategorier som kan anlitas på ett snabbt och säkert sätt.

Det finns ytterligare ett par tydliga arbetsuppgifter som inte tagits upp här och det är kontakten med medlemmar och hyresgäster. Möjligen är det ordförandens ansvar att ha medlemskontakter. Det är kanske rentav lämpligt. Men kontakter med bostads- och lokalhyresgäster bör ges en annan person i styrelsen. Det är bra för hyresgästerna och det är bra för föreningen. Hyresgästerna har krav på professionell behandling, och detta kan endast upprätthållas med ett konsekvent bemötande och goda kunskaper. Genom att alltid hänvisa denna typ av frågor till en och samma person förhindras att det ges olika besked till exempel vid spontana möten i huset. Om man ska sprida ut ytterligare uppgifter i så kan en sådan vara frågan om medlemsansökningar. Någon kan med fördel delegeras uppgiften att hantera medlemsansökningar och också rentav bevilja medlemskap i normalsituationen. Det är viktigt att medlemsansökningarna sköts snabbt och effektivt. Det finns naturligtvis massor av andra arbetsuppgifter inom en styrelse men de kan fördelas på styrelsemötena. Det är löpande ärenden och sådant som kräver åtgärder mellan styrelsemötena som är viktigast att fånga in genom att dela ut ansvarsområden.

Bara en sak till om ordförandens ansvar som måste nämnas. Alla tar inte styrelseuppdraget på allvar. Visst måste man ha glimten i ögat men man måste också begripa när det är allvar. Här har ordförande en stor uppgift. Driften att prata utanför styrelserummet är stor. Det är klart olämpligt att information som behandlats i styrelserummet blir spridd i föreningen innan ledamöterna ens lämnat styrelserummet. En styrelse ska givetvis inte ha en massa hemligheter, men det kan finnas skäl att informera på ett ordnat sätt för att får ett bra och samlat budskap. Vissa frågor är dessutom direkt olämpliga för allmän diskussion. Ordföranden måste ta på sig ansvaret att se till att styrelsen visar respekt för styrelsearbetet. Jag menar att om en ledamot inte klarar av det, har ordföranden inget annat val än att försöka förmå ledamoten att avgå. En bra avslutning på varje sammanträde är att bestämma hur information ska lämnas om de frågor som behandlats. Då skapar man en spärr för de flesta att sprida information på annat sätt.

Relaterad information
Styrelsens roller och ansvar i en bostadsrättsförening
Vad är en rimlig nivå på styrelsearvodet?

© 2006 - 2017 Hittabrf.se och Bo bättre
Sveriges största faktaplats om bostadsrätt och bostadsrättsföreningar
Prenumerera | Kontakta oss | Om oss | Annonsera